Het ziekteverzuim verminderen is belangrijk

Absenteïsme verwijst naar elk verzuim om zich op het werk te melden of op het werk te blijven zoals gepland, ongeacht de reden. Het kan de productiviteit en het moreel op de werkplek ernstig beïnvloeden. Het terugdringen van absenteïsme is een belangrijk onderwerp voor werkgevers.

Er zijn veel mogelijke oorzaken van absenteïsme, zoals ziekte, gezinsverantwoordelijkheden en een lage werktevredenheid. Door te begrijpen wat verzuim op hun werkplek veroorzaakt, kunnen werkgevers strategieën ontwikkelen om het te verminderen.

Enkele manieren om absenteïsme te verminderen zijn het verbeteren van de communicatie met werknemers, het cultiveren van een positieve werkcultuur, het aanbieden van incentives voor goede aanwezigheid en het implementeren van een verzuimbeleid. Het kan ook helpen om ondersteunende diensten voor werknemers aan te bieden, zoals gezondheidszorg op locatie.

Gevolgen van absenteïsme

Wanneer werknemers vaak afwezig zijn, kan dit grote gevolgen hebben voor werkgevers. De productiviteit en winst lijden eronder als het werk niet consequent wordt afgemaakt. Afwezige werknemers kunnen een extra belasting vormen voor degenen die wel komen opdagen, wat resulteert in een lager moreel.

Een hoog absenteïsme drijft ook de kosten op voor overuren, tijdelijke krachten en aanwerving. Nieuwe werknemers hebben mogelijk een uitgebreide training nodig om aan de slag te kunnen. Bovendien kan absenteïsme een negatieve invloed hebben op de klantenservice en de klanttevredenheid.

Door verzuim onder controle te krijgen, kunnen werkgevers aanzienlijke besparingen realiseren en tegelijkertijd hun activiteiten, moreel en personeelsbehoud verbeteren.

Oorzaken van verzuim

Begrijpen wat bijdraagt tot verzuim is cruciaal om het probleem aan te pakken. Hoewel enig verzuim onvermijdelijk is, moeten werkgevers proberen onnodig en excessief verzuim te beperken.

Veel voorkomende redenen waarom werknemers afwezig zijn op het werk zijn:

• Ziekte en verwondingen
• Eisen van het gezin
• Stress
• Lage betrokkenheid en ontevredenheid over het werk
• Vervoersproblemen

Door werknemers te enquêteren en naar patronen te kijken, kunnen werkgevers de factoren vaststellen die uniek zijn voor hun werknemers en die verzuim veroorzaken.

Strategieën voor het terugdringen van absenteïsme

Zodra werkgevers weten waarom werknemers dagen verzuimen, kunnen ze aangepaste strategieën ontwikkelen en implementeren om de aanwezigheid te verbeteren. Hier volgen enkele effectieve benaderingen:

• Bied prikkels en beloningen voor goede aanwezigheid
• Bouw aan een positieve werkcultuur waarin mensen graag komen werken
• Verbeter de communicatie tussen management en medewerkers
• Bied, indien mogelijk, flexibele roosters en mogelijkheden om op afstand te werken
• Bied hulpprogramma’s voor werknemers en andere ondersteunende diensten
• Houd verzuimgegevens bij om problemen en oplossingen te identificeren
• Handhaaf consequent een duidelijk aanwezigheidsbeleid

Redenen voor absenteïsme

Er zijn veel redenen waarom werknemers afwezig kunnen zijn op het werk. Enkele van de meest voorkomende oorzaken van absenteïsme zijn:

Ziekte – Of werknemers nu lijden aan een langdurige gezondheidstoestand of een kortdurende ziekte, het kan gebeuren dat ze het werk moeten verzuimen door ziekte. Besmettelijke ziekten die zich op de werkplek verspreiden zijn een grote zorg.

Gezinskwesties – Werknemers met kinderen of andere gezinsverantwoordelijkheden moeten af en toe vrij nemen om voor hun dierbaren te zorgen. Afspraken, schoolevenementen en ziekten zijn veel voorkomende redenen.

Laag moreel – Werknemers die ontevreden zijn met hun baan of zich niet betrokken voelen bij hun werk, verzuimen vaker. Verveling en een gebrek aan betrokkenheid dragen bij tot absenteïsme.

Kosten van absenteïsme

Wanneer werknemers vaak afwezig zijn, genereert dit aanzienlijke directe en indirecte kosten voor werkgevers, waaronder:

• Verloren productiviteit – Werk wordt niet afgemaakt, wat gevolgen kan hebben voor deadlines, winst en klantenservice
• Overuren – Andere werknemers moeten mogelijk extra uren werken om afwezige werknemers te vervangen
• Tijdelijk/vervangend personeel – Het inhuren van vervangers is duur en tijdrovend
• Administratie – Verzuimbeheer kost managers tijd die beter aan andere taken kan worden besteed

Studies schatten dat absenteïsme bedrijven miljarden per jaar kost. Het terugdringen van onnodige afwezigheden kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Gevolgen voor overblijvende werknemers

Overmatig absenteïsme heeft niet alleen gevolgen voor de ontbrekende werknemers – het heeft ook een negatieve invloed op de werknemers die wel op het werk verschijnen. Enkele van de gevolgen zijn:

• Minder moreel – Toegenomen werkdruk en druk als gevolg van het voortdurend invallen voor afwezige collega’s kan frustrerend en verontrustend zijn
• Minder productiviteit – Met minder mensen beschikbaar om de normale werklast te voltooien, wordt er minder gedaan
• Wrok – Werknemers die het gevoel hebben dat ze de speling opvangen voor afwezige collega’s koesteren wrok
• Burn-out – De extra eisen en verantwoordelijkheden kunnen werknemers uitputten, wat leidt tot vermoeidheid en stress

Omgaan met de stress die wordt veroorzaakt door absenteïsme is een belangrijk maar vaak over het hoofd gezien onderdeel van het terugdringen ervan.

Verzuim bijhouden en controleren

Om verzuim onder controle te krijgen, moeten werkgevers verzuimcijfers bijhouden en controleren. Dit omvat:

• Het bijhouden van nauwkeurige aanwezigheidsbestanden voor elke werknemer
• Het berekenen van het totale verzuimpercentage voor specifieke afdelingen of het hele bedrijf
• De huidige verzuimcijfers vergelijken met cijfers uit het verleden om patronen of veranderingen vast te stellen
• De afwezigheden uitsplitsen naar type – gepland, ongepland, medisch verlof, enz.
• Trends analyseren om te ontdekken waardoor verzuim wordt veroorzaakt

Voortdurende monitoring levert de gegevens op die nodig zijn om verzuimproblemen te beoordelen en het succes van interventies te meten

Preventieve strategieën

Het implementeren van strategieën om onnodig ziekteverzuim te voorkomen is cruciaal. Enkele opties zijn:

• Het cultiveren van een positieve bedrijfscultuur waarin werknemers zich gewaardeerd voelen
• Het aanbieden van werkflexibiliteit zoals werken op afstand en flexibele roosters
• Het aanbieden van concurrerende betaald verlof vergoedingen
• Het geven van bonussen voor het behalen van aanwezigheidsdoelen
• De communicatie tussen management en werknemers verbeteren
• Zorgen voor voldoende personeel zodat de werkdruk beheersbaar is

Een proactieve benadering kan problemen later aanzienlijk verminderen

Welzijnsinitiatieven

Aangezien ziekte verantwoordelijk is voor veel afwezigheden, kunnen welzijnsprogramma’s op de werkplek helpen. Voorbeelden zijn:

• Griepprikken aanbieden
• Organiseren van gezondheidsuitdagingen met prijzen
• Toegang bieden tot fitnessmiddelen
• Seminars over voeding, stressbeheer, enz. houden
• Gratis gezondheidsonderzoeken uitvoeren
• Korting geven op ziektekostenverzekering als je je doelen haalt

Het ondersteunen van de fysieke en mentale gezondheid van werknemers door middel van welzijnsinitiatieven betaalt zich uit in termen van betrokkenheid en aanwezigheid.

Duidelijk beleid

Een goed opgesteld verzuimbeleid schept verwachtingen voor werknemers en zorgt voor een consequente handhaving. Belangrijke elementen zijn:

• Opbouwsystemen voor ziektedagen, vakantie, enz.
• Regels voor het melden van afwezigheid aan supervisors
• Protocollen voor het aanvragen van gepland verlof
• Vereisten voor medische documentatie
• Criteria voor toegestane en niet-toegestane afwezigheden
• Disciplinaire procedures voor excessief ziekteverzuim

Met een gedetailleerd beleid kunnen werkgevers werknemers verantwoordelijk houden voor hun aanwezigheid.

FAQ

Wat zijn typische verzuimpercentages?

Verzuimpercentages variëren sterk per bedrijfstak en bedrijfsgrootte. Gemiddeld melden werkgevers verzuimpercentages tussen 1-10%. Een verzuimpercentage van meer dan 3% wordt over het algemeen als bovennormaal beschouwd en 10% als buitensporig hoog.

Wat zijn veel voorkomende redenen waarom werknemers zich ziek melden terwijl dat niet zo is?

Enkele redenen waarom werknemers zich onterecht ziek melden, zijn: een vrije dag voor vrijetijdsbesteding, burn-out door overwerk, familieverplichtingen, sollicitatiegesprekken voor een nieuwe baan en algemene ontevredenheid met hun huidige baan.

Hoe kan ik werknemers aanmoedigen om routinematige medische afspraken buiten werktijd te plannen?

Strategieën zijn onder andere flexibele begin- en eindtijden, zodat werknemers afspraken voor of na hun dienst kunnen plannen. Het aanbieden van verkorte werkweken of extra vrije tijd voor het plannen van afspraken buiten werktijd kan ook helpen.

Welke invloed heeft absenteïsme op de productiviteit en het succes van het team?

Overmatig absenteïsme heeft een negatieve invloed op de teamproductiviteit doordat het de workflow verstoort, het moreel verlaagt, de werkdruk verhoogt en de communicatie en continuïteit belemmert. Het kan ook het vertrouwen en respect tussen teamleden ondermijnen.

Moet ik werknemers verplichten om doktersverklaringen te overleggen voor ziektedagen?

Het eisen van doktersbriefjes voor elke afwezigheid kan de betrokkenheid en het vertrouwen schaden. Overweeg om alleen aantekeningen te eisen na een bepaald aantal gebruikte dagen per jaar, zoals meer dan 5. Nota’s kunnen helpen om de legitimiteit van chronische of langdurige afwezigheid te verifiëren.

Conclusie

Het beheren van absenteïsme is een complexe, maar cruciale kwestie voor werkgevers. Door te begrijpen waardoor verzuim wordt veroorzaakt, een duidelijk beleid te voeren, preventieve strategieën te implementeren en gegevens bij te houden, kunnen bedrijven controle krijgen over verloren tijd als gevolg van verzuim. Dit verlaagt de kosten, verhoogt de productiviteit en verbetert zowel de betrokkenheid van werknemers als de klanttevredenheid. Een veelzijdige aanpak die is afgestemd op de specifieke werkplek levert de beste resultaten op als het gaat om het terugdringen van verzuim en de negatieve gevolgen daarvan.